ZİYARETÇİ, TEDARİKÇİ ÇALIŞANI VE ŞOFÖR AYDINLATMA METNİ


SODAŞ SODYUM SANAYİİ A.Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU

ZİYARETÇİ, TEDARİKÇİ ÇALIŞANI VE ŞOFÖR AYDINLATMA METNİ


Sayın Ziyaretçi / Tedarikçi Çalışanı / Şoför,

Sodaş Sodyum Sanayii A.Ş. (Mersis No: 0772002373700019) (“Sodaş”) olarak, 6698 sayılıKişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili tüm mevzuat (“KVKK”) kapsamındaVeri Sorumlusu yükümlülüğümüz bulunmaktadır.

Şirketimizaşağıdaki adreslerde faaliyetlerini sürdürmektedir.

❏    Merkez: 1476 Sokak No:2 Aksoy Residence Kat: 13/A D: 4235220 Alsancak Konak İzmir

❏    Fabrika: Cumhuriyet Mah. Minnetoğlu Cad. No:5 20350Çardak / Denizli

VeriSorumlusu olduğumuz kişisel verilerinizin mevzuata uygun işlenmesini sağlamak,bu bilgileri korumak ve özel hayatın gizliliği bizim için çok önemlidir.Kişisel verilerin mevzuata uygun işlenmesinin düzenlenmesi için kural veuygulamalar geliştirilmiştir.

Bu AydınlatmaMetnini, KVKK 10. Maddesi gereği, kişisel verilerinizin işlenmesi ve yasalhaklarınız konusunda sizi bilgilendirmek amacıyla hazırladık. Lütfen dikkatliceokuyunuz.

KVKK 4.Maddede belirtildiği gibi kişisel verileriniz kanunlar, sözleşmeler, hukukisebepler ve şirketimizin meşru menfaatleri çerçevesinde; işlemeyi gerektirenamaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde ve sadece gerektiği kadarkaydedilecek, depolanacak, muhafaza edilecek, yeniden düzenlenecek, yetkiliolan kurumlar ile paylaşılacak, gerekli koşullar sağlandığında yurt içi veyayurt dışı kurumlar, özel ve tüzel kişilerle paylaşılacak veya işlenmesine izinverilecektir.

Sizden talepettiğimiz ve bizimle paylaşmış olduğunuz veya çalışma sırasında edinilen veşirketimizde işlenen kişisel bilgiler aşağıda (Tablo 1) listelenmiştir.

Kimlik

 

Kimlik tespiti ve kayıtlarda kullanılan; vatandaşlık no, seri no, cüzdan no, pasaport no, vatandaşı olduğu ülke, adı, soyadı, doğduğu ülke, doğduğu şehir, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum, baba adı, anne adı, doğum yeri, diğer kimlik bilgileri (il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı). Asgari geçim indirimi kapsamında aile bireylerinin bilgileri.

İletişim

İlgili kişi ve yetkilendirdiği kişiler ile iletişim amacıyla kullanılan telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi bilgileri.

Özlük

Hizmet tedariği kapsamında Bordro/ödeme bilgileri, işe giriş-çıkış belgesi (SGK) kayıtları, mal bildirimi bilgileri.

Hukuki İşlem

İlgili kişi ile ilgili adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava işlem ve dosyalarındaki bilgiler.

Fiziksel mekân güvenliği

Giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları.

İşlem güvenliği

İnternet erişim loglama kayıtları.

Mesleki deneyim

Kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri.

Görsel ve işitsel kayıtlar

Kimlik kartında bulunan fotoğraflar.

Özel nitelikli kişisel veriler

Din ve felsefi inanç

Kimlik kartı üzerindeki din bilgisi.

Tablo1: Sodaş’ta işlenen ki̇şi̇sel veri̇leri̇ni̇z


Özel nitelikli kişisel veri kategorisinde bulunan biyometrik bilgiler, ırk ve etnik köken, siyasi düşünce bilgileri, cinsel hayat, genetik veri, dernek, sendika,vakıf üyeliği ile ilişkili bilgiler Sodaş tarafından talep edilmez ve işlenmez.

Sodaş’a gelişiniz öncesinde veya geldiğinizde;

❏    Sizden geliş amacınıza göre talep ettiğimiz ve/veya bizimle (şirket çalışanlarımız ve birimlerimiz) paylaşmış olduğunuz veyae-posta ile ilettiğiniz bilgi, belge ve dokümanlar,

❏    Sözlü olarak telefon, toplantı veya görüşmelerde paylaşılan bilgiler,

❏    Kamera sistemleri ile otomatik olarak kayıt altına alınan görüntüler,

❏    Otomatik olarak işlenen internet erişim kayıtları,

❏    sodas.com.tr internet sitesinde bulunan iletişim formu bilgileri,

❏     Otomatik olarak işlenen bilgi sistemleri uygulama ve uzaktan erişim kontrol ve kullanıcı işlem kayıtları,

❏     E-Nabız veya HES uygulaması aracılığı ile PCR testi, hastalıkgeçirme durumu, aşı durumu/kartı ve risk/temaslı durumu bilgileri veya bunlarınyazılı çıktıları;

yöntemleriile kişisel verileriniz toplanmakta ve işlenmektedir.

Gelişamacınıza ve şirketimizde erişim sağlayacağınız yerlere göre toplanan verilerfarklılık gösterebilir. Aşağıda bunlar açıklanmıştır.

GüvenlikBiriminde bulunan bilgisayara ve/veya ziyaretçi defterine kimlik (adınız,soyadınız), özlük (şirketiniz, göreviniz) bilgileriniz yazılı olarak kayıtaltına alınarak giriş-çıkış kayıtları, fiziksel mekân güvenliğinin sağlanmasıamacıyla şirketimizin meşru menfaati kapsamında işlenmektedir. Bu kayıtlar iki(2) yıl boyunca saklanmaktadır.

5651 sayılıİnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluylaİşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi̇ Hakkında Kanun gereği, Sodaş’ın sunduğuinternet erişimlerini kullanmanız durumunda kimlik numarası, ad, soyad, doğumtarihi bilgileri ile eşleştirilerek işlem güvenliği verisi kapsamında bilgigüvenliğinin sağlanması amacıyla kayıt altına alınır. Bu kayıtlar iki (2) yılboyunca saklanmaktadır. Bu bilgiler sadece hukuk yolu ile paylaşılır.

Sodaşadreslerine girişten itibaren yürüme yolları, bina girişleri, koridorlar,ofisler, yemekhane ve üretim alanları gibi ortak alanlar ve ayrıca, depo,sevkiyat, sunucu odası ve arşiv gibi güvenli alanlarda bulunan kamerakayıtları, ilgili alanın gerektirdiği koşullarda, fiziksel mekân güvenliğininsağlanması, bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla, şirketimizin meşrumenfaatleri kapsamında işlenmektedir. Bu kayıtlar otuz (30) gün saklanmakta,daha sonra otomatik olarak silinmektedir. Bu bilgiler sadece hukuk yolu ilepaylaşılır.

Sodaşadreslerinde, bina, elektrik, makine, bilgi işlem gibi konularda, inşaat,uygulama, bakım-onarım, arıza tamiri faaliyetlerinin yürütülmesi amacıylabulunmanız ve çalışmanız durumunda şirketimizin meşru menfaatleri ve 6331sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği kanunu kapsamında kimlik, özlük (SGK işe giriş),mesleki deneyim (Sertifikalarınız) ilişkili verileriniz işlenir. Bu kayıtlarişin ve/veya sözleşmenin sonra ermesi için düzenlenen iş bitirme mutabakatınınyapılmasına kadar saklanır. Sözleşme ve mutabakat kayıtları on (10) senesaklanır.

Eğerşirketimiz çalışanları ile kartvizit paylaşımı yapılmışsa Sodaş’ın satış veyatedarik işlerinin yürütülmesi için iletişim sağlanabilir.

Lojistikoperasyonları kapsamında ürün sevkiyatı için gelen şoförlerin kimlik (TCKN, ad,soyad) bilgileri, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 509 Sıra Nolu Vergi UsulKanunu Genel Tebliği gereği bir e-belge uygulaması olan e-irsaliye kayıtları içerisindeişlenmek zorundadır. Bu bilgi hizmet aldığımız Entegratör aracılığı ileGelirler İdaresi Başkanlığı ile ve teslim alacak olan özel/tüzel kişi/kuruluşile paylaşılır. Bu kayıtlar on (10) yıl boyunca saklanmaktadır.

Şodaş ilesözleşme yapılması için verilen imza sirkülerleri veya vekaletlerde kimlik veiletişim bilgileri bulunur. Eski kimliklerin kopyası noter tarafından eklenmişise din ve kan grubu gibi bilgiler bulunabilir. Bu bilgiler saklama amacıylaişlenir. Sözleşmelerin sona ermesi ve sözleşme ile ilişkili işlem (fatura,ödeme kaydı, vb.) kayıtlarının bulunması sebebi ile bu kayıtlar on (10) yılboyunca saklanmaktadır.

Özelnitelikli sağlık verilerinizin işlenmesi;

Sodaş’ta, yukarıdabelirtilenler dışında, şirketimizin iş süreçlerinin doğru olarak yönetilmesiamacı ile, özel nitelikli kişisel veri grubuna giren Sağlık Bilgileriniztoplanmaz ve işlenmez. Ancak, KVKK 5. Madde (2) fıkrası veya 6. Madde (3)fıkrası kapsamında fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumdabulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya dabir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olmasıveya toplum sağlığını ilgilendiren bir hastalık, sağlık sorunu veya kaza,yaralanma gibi acil bir durum gerçekleşmesi durumunda, olayı ve tespit edilendetayları sır saklama yükümlülüğü bulunan ve yetkili acil müdahale ekibine veyabir kamu veya özel sağlık kurumuna bildirmemiz gerekebilir. Olayın şekline vekapsamına göre kolluk kuvvetleri bilgilendirilebilir. Gerektiğinde, özelnitelikli kişisel veri paylaşımı yapılmadan, bağlı bulunduğunuz kuruluşa sizeulaşmalarını sağlamak veya olaydan haberdar olmalarını sağlamak amacı ile haberverilebilir.

Ayrıca bunaek olarak; toplum sağlığını ilgilendiren Covid-19 pandemisi v.b. gibi durumlarsüresince ve yasal mevzuatın (kanunlar, yönetmelikler, tebliğler, kararnameler)gerektirdiği kural ve uygulamalara uymak amacı ile Sodaş’a girişiniz sırasında,düzenli olarak işlenen kayıtlara ek olarak belirli dönemlerde sizden bazıbilgiler istenebilir. Bu bilgiler, e-Nabız uygulaması aracılığı ile veya HESuygulaması aracılığı ile verilen kodun sorgulanması sonucu alınan risk durumu,hastalık geçirme durumu, PCR testi ve aşılanma durumu gibi bilgilerdir. HESkodunun sorgulanması sırasında kimlik kartınız veya pasaportunuz ile doğrulamayapmak amacı ile Pasaport No, TCKN, ad, soyad gibi bilgiler kontroledilecektir.

Eğer PCRtesti ve/veya aşı kartı bilgilerini elektronik veya yazılı çıktı olarakgöstermeniz durumunda bu belgeler üzerindeki kimlik ve sağlık bilgisi gibi tümkişisel bilgileri bize işleme amacı vermiş olacaksınız.

Buelektronik veya yazılı çıktı olarak verdiğiniz tüm bilgiler sadece güvenlikgörevlisi tarafından gözle kontrol edilecek, ayrıca bir kayıt alınmayacaktır.

Önemlebelirtmek isteriz ki, mevzuat gereği işlenecek bu verileri vermeyi kabuletmediğiniz durumda, şirketimize girişinize izin verilmeyecektir ve bu durumziyaret amacı ile gelmiş olduğunuz kişiye bildirilecektir.

Bununlabirlikte eğer durumunuz riskli/temaslı ise veya aşı kartı bulunmuyor veya aşılıdeğil iseniz veya PCR testiniz negatif değil ise yine bu durumda şirketimizegirişe izin verilmeyecektir.

SizdenSodaş’ta bulunduğunuz süre boyunca maske vb. koruyucu ekipmanlar kullanmanızistenebilir.

Her neolursa olsun Sodaş kanun dışı veya izinsiz bir veri işleme ya da hukuk dışıpaylaşımda bulunmaz, veri saklamaz.

Kişiselverilerin paylaşımı;

Kişiselverileriniz sadece kanunen yetkili kılınmış olan kurumlarla ve/veya hukuk yoluile paylaşılabilir.

Hukuki birişlem yapılması gerektiğinde kişisel bilgileriniz şirket avukatlarımız ilepaylaşılabilir.

Bir adli olayveya hukuki işlem gereği Kolluk Kuvvetleri ile bilgi paylaşılabilir.

Belirtilenlerdışında Sodaş’ta kişisel veri işlenmez, yurtiçi/yurtdışı 3. taraflara veriaktarımı yapılmaz ve paylaşılmaz.

Silme veimha;

Kişiselveriler belirtilen saklama süreleri sonunda mevzuata uygun olarak şirkettarafından belirlenmiş usullere uygun olarak silinir veya imha edilir.

KVKK 5. Madde(1). Fıkrası gereği sizden kişisel verilerinizin işlenmesi için açık rızanızıalacağız.

Ancak (2).fıkra kapsamında; kanunlarda açıkça öngörülmesi; bir sözleşmenin kurulması veyaifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerinişlenmesinin gerekli olması; hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmesi içinzorunlu olması; sizin tarafınızdan alenileştirilmiş olması; bir hakkın tesisi,kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; temel hak ve özgürlüklerinizezarar vermemek kaydıyla, Sodaş'ın meşru menfaatleri için veri işlenmesininzorunlu olması; sebepleri ile kişisel veriler açık rıza aranmadan işlenebilir.

İhlalbildirimi;

Kişiselverilerin gizlilik, bütünlük ve erişebilirliğini etkileyen ihlal olaylarıusulüne uygun olarak değerlendirilir. Değerlendirme sonucu kişisel verilerinkanuni olmayan yollarla yetkisiz gerçek ve/veya tüzel kişilerin veya kurumlarıneline geçtiğinin, değiştirildiğinin vb ihlal olayının tespiti durumunda KişiselVerileri Koruma Kanunu 12. Maddenin 5. fıkrası gereği Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nabilgilendirme yapılacaktır.

Bilgi edinme;

KVKK’nın 11.Maddesi gereği kişisel verilerinizin; işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişsebilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığınıöğrenme; yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme; eksik/yanlışişlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK nın 7. maddesinde öngörülen şartlarçerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme; aktarıldığı 3. kişilereyukarıda sayılan konularda yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme; münhasıranotomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortayaçıkmasına itiraz etme; hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zararauğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme; haklarına sahipsiniz.

KVKK’nın 13.maddesi 1. fıkrası gereğince bize açık ve anlaşılabilir bir şekilde ve kimlik(TCKN, ad, soyad, imza) ve iletişim (TCKN, e-posta, telefon, adres) bilgilerinitespit edici belgeler ile birlikte ve şahsen; Alsancak Mah. 1476 Sokak No:2Aksoy Residence Kat: 13/A Daire: 42 Konak İzmir veya kvkk@sodas.com.tr veya sodassodyum@hs01.kep.tr adreslerine kargo, noter,şirketimizde kayıtlı olan e-posta adresiniz ve e-tebligat yolları ile KVKK’nın11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi içeren şirketimizden veya internetsitemizden temin edebileceğiniz başvuru formunu doldurup imzalayarak göndererekveya KVKK kurulunun belirlediği/belirleyeceği diğer yöntemler ile başvuraraktalepte bulunabilirsiniz.

Talepleriniz,niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olaraksonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin kurumumuz için ayrıca bir maliyetigerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenentarifedeki ücret alınabilir.

Bu AydınlatmaMetni dokümanının en güncel hali sodas.com.tr/kvkk/zts_am.pdfadresinde bulunmaktadır.

Kişiselverilerin işlenmesi ile ilgili bilgi için +90 (232) 463 59 33 numaralıtelefondan bize ulaşabilirsiniz.

 

SODAŞ SODYUM SANAYİİ A.Ş.





×